Legal Tribune Online, 25.9.2014: „Zeitmanagement in der Anwaltskanzlei“

Die Redakteurin der LTO Dr. Anja Hall, fragt sich und mich, wieso herkömmliche Zeitmanagementsysteme, Zeitpläne mit „Pufferzeiten„, die Ermittlung von „Zeitdieben“ und die reine Orientierung an ABC-Aufgaben in Anwaltskanzleien nicht greifen.

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I. Zeit ist subjektiv!
Obwohl Zeit objektiv messbar ist – jeder hat bekanntlich 24 Stunden pro Tag -, ist sie nicht objektiv erfahrbar. Drei Beispiele:
• Ein Anwalt kommt selten mit seiner Zeit aus, außer wenn er verliebt ist. In dieser Zeit frischer Extase telefoniert er 1,5 Sunden netto täglich mit seiner neuen Liebe und stellt fest: Er schafft plötzlich seine gesamte Arbeit – trotz der „fehlenden“ (!) Stunden.
• „Wie in Zeitlupe“ kommt die Zeit einem gelangweilten Kino-, Seminar- oder Partybesucher vor. Zeit vergeht dagegen „wie im Flug“, wenn sie spannend, innovativ und bereichernd ausgefüllt ist.
• Für das Gefühl mentaler und körperlicher Fitness ist es gerade NICHT entscheidend, wie viele Stunden jemand schläft, sondern was er in der wachen Zeit statt dessen tat.

II. Das klassische Zeitmanagement verbreitet pure Ideologie!
Es verführt Anwälte und andere willige Jünger zu der Ansicht, man müsse genau 1440 Minuten pro Tag – jeden Tag! – effizient ausnutzen, um Image, Geld, Siege, Ruhe (sic!), Rentenbeiträge etc. anzuhäufen.?Es lehrt sie, wie sie
• „Zeitpuffer“ freihalten,
• „Zeitplanbücher“ ausfüllen
• Aufgaben „effizient“ erledigen
• „Störungen“ im Ablauf minimieren
• „persönliche Leistungskurven“ berücksichtigen
• „Tages- und Wochenpläne“ erstellen.

Wenn da nur nicht diese fiesen Störer wären! Immer kommt was dazwischen!?
Verursacher ständiger „Zeitnot“ werden von Chronos-Ideologen (s.u.) gern „Zeitdiebe“ genannt.

III. Zeitdiebe? Wie praktisch!
Wo Zeitdiebe existieren, sind deren Opfer nicht weit!?
Wer „Zeitdiebe“ in seinem Alltag identifiziert, darf sich als Opfer eigener Zeitnot aufführen oder sogar wirklich als Opfer fühlen.?
Das entspannt; Diebe kommen bekanntlich von außen: Sie

• sind illegal.
• sind unerbeten.
• kommen bei Nacht und Nebel.
• sind unberechenbar.
• sind bis an die Zähne bewaffnet.
• sind auf keinen Fall mit mir verwandt!

Zeitdiebe gelten als Meteoriten im ansonsten perfekten Erdfrieden:
Man kann nichts gegen sie tun. Man verantwortet sie nicht. Sie lassen Glaubenssätze der Erdbewohner und – daraus resultierend – deren Prioritätslisten und Gewohnheiten unangetastet. Das wiederum macht sie beliebt: Man kann – sozusagen ungestraft – über sie jammern.
Eine moderne, an Kategorien von Eigenverantwortung und Langfrist-Strategien ausgelegte Sicht auf das Phänomen „Zeit“ dagegen beginnt mit einem Rückblick auf eine berühmte Götterfamilie:

IV. Chronos und Kairos
Chronos ist Vater des Zeus, Kairos ist der Sohn des Zeus.?
Opa und Enkel repräsentieren – mit der starken Symbolik von „Chronos und Kairos“ – unsere heute noch gültigen, entgegen gesetzten Sichten auf das Phänomen „Zeit“:

Chronos
Kairos

Werte
Quantität, Vergangenheitsbezug, Endlichkeit von Zeit
Passende Gelegenheit, Zukunftsbezug, Qualität von Zeit
Leitfrage
„Wann“.
„Wozu“.
Motto „Nutzen Sie Ihre Zeit!“
„Nutzen Sie Gelegenheiten!“

Prioritäten Chronos ordnet die Reihenfolge.
Kairos ordnet die Rangfolge.

Sicht auf Zeit
Zeit ist immer gleich viel Wert und nimmt einen symmetrischen, regelmäßig getakteten Verlauf.
Chronologien sind wichtig.
„Wie fülle ich die nächsten 24 Stunden?“

Eine Minute ist nie genau so viel Wert wie eine andere; Zeit nimmt einen asymmetrischen, „nicht chronologischen“ Verlauf.
„Was ist mir heute wichtig?“

Verfassung Chronos kombiniert innere
Passivität mit äußerer Turbulenz: Der innerlich passive, unbewusste Mensch wird von der Zeit „gefressen“. Er fühlt sich ständig als Opfer.
Da er ständig „Aufgaben abarbeitet“ und vor seinem Leben davonläuft, hat er das Gefühl, die Zeit liefe ihm davon.
Innerer Druck und äußere Anforderungen werden wird immer größer. Sie sind der innere Spiegel äußeren Verhaltens.

Wer – wie Kairos – die Gelegenheit beim Schopf packen will, braucht vor allem ein Ziel, innere Ruhe und viel Aufmerksamkeit auf die Beweggründe anderer.
Zielerreichung hat nicht vorrangig ein Zeitlimit: Die 30 Minuten vor dem Aufstehen dienen manchem als „Tagesstrukturierer“.
Kairos liegt mit geschlossenen Augen und darf in diesem Moment auf keinen Fall gestört werden.

Beliebtheit Chronos ist in Europa beliebt: Europäer dokumentieren ihre Vollbeschäftigung durch möglichst große äußere Hektik und schreien jeden an, der sie dabei „stört“.
Kairos kennen wir eher aus Asien: Ein äußerlich völlig regungsloser, stiller, in sich versunkener Japaner darf auf keinen Fall angeredet werden, denn er ist gerade voll beschäftigt.

Aufgaben Effizienz: (Kurzfrist)
Wenn Chronos im Keller zu wenig Platz hat für abgelegte Akten, mietet er einen weiteren Keller dazu. Er ist das Problem im Moment los.
Seine Mitarbeiter haben bei der Archiv-Arbeit das Gefühl, Zukunft und Tageslicht nie wieder zu sehen!
Effektivität: (Langfrist)
Wenn Kairos im Keller zu wenig Platz hat für abgelegte Akten, scannt er alle Akten ein. Das kostet ihn im Moment Zeit, Energie und ein neues IT System.
Das Problem ist er allerdings sehr langfristig los. Den Keller nutzt er anschließend als Fitnessraum für seine Mitarbeiter.

Freie Zeit Hat Panik vor freier Zeit, die er sofort vertreibt. Er erledigt „schnell noch“ Dinge, die er als „liegen geblieben“ bezeichnet.
Er schlägt Zeit tot, um sich ja nicht mit sich selbst und seinen eigenen Werten und Prioritäten beschäftigen zu müssen.
Eine halbe Stunde intensives Gespräch hat mehr Wert als der fünf Stunden lang ergebnislos versabbelte „Meeting-Marathon“.
Drei Minuten „Leerlauf“ (Starren auf ein Bild oder auf einen See oder gar ins Leere) bewegt mehr als acht Stunden Rennerei.

Krankheiten Krankheiten sind „Störungen“ und bestätigen den Opferstatus.
Da Chronos seine Probleme nicht angeht, sondern hektisch deren Symptome kuriert, werden viele Krankheiten „chronisch“.
„Störungen“ wiederholen sich – auch durch Krankheiten.
Krankheiten sind „Signale“ und bestätigen den „Täterstatus“.
Kairos achtet darauf, welches Signal seine Krankheit gibt.
Er ändert sofort seine Richtung, sein Verhalten, seine Prioritäten.
Auch Krankheiten sieht er als „Gelegenheiten“.

Symbol
Der Blick zur Uhr Der Blick zum Kompass
Beispiel Mama Mama Chronos will mit ihren Kindern „möglichst viel Zeit verbringen“, hetzt von Babyspielkreis zur Krabbelgruppe und hält Störungen für normal („Man hat doch nie seine Ruhe“).
Während der Spielzeit mit dem Kind „erledigt“ sie viele andere Dinge – und ist stolz auf „multitasking“.
Mama Kairos will mit ihren Kindern „möglichst intensive Zeit verbringen“, macht sich Gedanken, wie sie möglichst viel Ruhe und Exklusivität während der gemeinsamen Zeit herstellen kann. Sie lässt Störungen gemeinsamer Zeit nicht zu. Andere Tätigkeiten und Personen warten, bis sie dran sind.

Beispiel Katze Chronos-Katzen jagen 30 Minuten lang die Maus, bis beide erschöpft sind.
Kairos-Katzen warten 30 Minuten auf dem Moment und erlegen durch einen einzigen Tatzenhieb die Beute.

Beispiel Anwalt Chronos-Anwälte ackern zum 83. Mal in diesem Jahr bis spät in die Nacht und haben „wieder mal“ einen sehr späten Feierabend.
Sie wachen morgens mit einer gewaltigen mentalen „to-do-Liste“ auf, die ihnen alles verdirbt:
den Appetit auf Frühstück, die Lust an tiefer Ruhe und die Aufmerksamkeit auf Mandantenbedarf. Chronos-Anwälte möchten nicht loslassen.
Sie delegieren selten und schlecht.
Kairos-Anwälte suchen sich ihre Mandanten aus, ackern für sie im Einzelfall auch mal bis nachts und schaffen sich die Gelegenheit, noch bessere Mandanten für sich zu begeistern.
Wie viel Zeit vergeht, bis sie das geschafft haben, ist ihnen egal.
Wenn sie es geschafft haben, gehen sie an einem Dienstagnachmittag mit den Kindern in den Zoo!
Sie können gut loslassen und
haben vieles delegiert.

V. Die Zeitmanagement-Stile „Effizienz“ und „Effektivität“
Wer falsche Dinge „effizient“ erledigt, verschwendet Geld, Energie und Motivation. Er erreicht nur kurzfristige Ziele und sichert das Überleben des Grundproblems.
• Wer die Dinge richtig tut, ist effizient.
• Wer die richtigen Dinge tut, ist effektiv.

Effizienter Zeitmanagement-Stil:?Anwälte bevorzugen gewöhnlich einen „effizienten“ Zeitmanagement-Stil und bringen die „Quantität“ der zu bearbeitenden Akten in den Mittelpunkt ihrer Aufmerksamkeit:?Sie sehen gern ihren Arbeitsalltag in Zeitzonen unterteilt: Telefonzeit, Aktenbearbeitungszeit, Reisezeit, Mandantengesprächszeit etc.?
Effektiver „Zeitmanagement“-Stil:? Der kairotische (s.o. Tabelle „Kairos“) Aspekt eines jeden Arbeitstages steht im Zentrum. Langfristig zählen die Qualität der Arbeiten und die Orientierung in die Zeitzone Zukunft.
Das Mini-Mandat im zukünftig dominanten Rechtsgebiet kann für die Marktpositionierung wichtiger werden als es das einträgliche Dauermandat bis heute war.
Bei dieser Sortierung würde schnell heraus kommen, dass nur in wenigen der täglichen anwaltlichen Berufsrollen eine „Zeitnot“ entsteht. ?
Gewöhnlich sind das automatisch genau jene Rollen, die der Anwalt ungern ausfüllt.

Beispiele:
• Ein Anwalt, der es wichtig findet, für ein Akquise-Vorhaben Zeiten frei zu räumen, wird in der Rolle des Aktenbearbeiters den Eindruck haben, Zeit zu vergeuden.
• Ein Strafverteidiger, überall gerühmt und demnächst Buchautor wegen seiner besonderen Kenntnisse im „Wiederaufnahmeverfahren“, wird in der Rolle des Chefs (ungeliebte Mitarbeiterführung!) in Zeitnot geraten.
Beiden steht eine Aufsplittung ihrer ungeliebten Rollen bevor: Teile ihrer ungeliebten Rollen haben sie zu delegieren, andere neu zu strukturieren.
Tätigkeiten in den von ihnen geliebten Rollen sollten sie dagegen noch ausdehnen, sofern diese den langfristigen Kanzlei-Ziele dienen.