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Effektives Zeitmanagement für Rechtsanwälte

Rechtsanwälte sind gern effizient. Sind sie aber auch effektiv?

Wieso kann ein frisch verliebter Anwalt, der neuerdings 7,5 Stunden wöchentlich während der Arbeitszeit mit seiner neuen Liebe telefoniert, plötzlich alle Aufgaben ohne Zeitnot und locker erledigen – obwohl ihm doch 30 Stunden pro Monat „fehlen“ müssten?
Tauchen Sie ein in eine Welt jenseits von Zeitplanbüchern, Zeitpuffern, Wochenplänen und anderen Alltagshindernissen:

Interview

Die Redakteurin der LTO („Legal Tribune Online“), Dr. Anja Hall, fragt sich und mich, wieso herkömmliche Zeitmanagementsysteme, Zeitpläne mit „Pufferzeiten„, die Ermittlung von „Zeitdieben“ und die reine Orientierung an ABC-Aufgaben in Anwaltskanzleien nicht greifen.

Zum Interview

Aufsatz

Mein neuer Aufsatz Effektives Zeitmanagement für Rechtsanwälte enttarnt klassische Zeitmanagement-Ansätze als nutzlos für den Anwaltsalltag, nennt den Grund dafür – und erläutert die machbare Alternative!

Folgende zehn Themen erwarten Sie:

  1. Zeit ist subjektiv!
  2. Das klassische Zeitmanagement verbreitet pure Ideologie!
  3. Zeitdiebe? Wie praktisch!
  4. Chronos und Kairos
  5. Die Zeitmanagement-Stile „Effizienz“ und „Effektivität
  6. Effektives Zeitmanagement durch kongruente Anwalts-Rollen
  7. Rolleninkongruenzen sind Ursache von Misserfolgen, Streit und Stress
  8. Die Lösung(Aufgaben für Sie):
  9. Zeit als Vorwand
  10. Das Gleichnis von dem Mann, der einen Baum sägte

Blog

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Chronos und Kairos

Diese Tabelle ist ein Ausschnitt aus dem Aufsatz Effektives Zeitmanagement für Rechtsanwälte.
Sie zeigt – anhand von Chronos (Vater des Zeus) und Kairos (Sohn des Zeus) – unsere heute noch gültigen, entgegen gesetzten Sichten auf das Phänomen „Zeit“:

© Johanna Busmann

Chronos Kairos
Werte Quantität, Vergangenheitsbezug, Endlichkeit von Zeit Passende Gelegenheit, Zukunftsbezug, Qualität von Zeit
Leitfrage „Wann“. „Wozu“.
Motto „Nutzen Sie Ihre Zeit!“ „Nutzen Sie Gelegenheiten!“
Prioritäten Reihenfolge ordnen Rangfolge ordnen
Sicht auf Zeit Zeit ist immer gleich viel Wert und nimmt einen symmetrischen, regelmäßig getakteten Verlauf.
Chronologien sind wichtig.
„Wie fülle ich die nächsten 24 Stunden?“
Eine Minute ist nie genau so viel Wert wie eine andere; Zeit nimmt einen asymmetrischen, „nicht chronologischen“ Verlauf.
„Was ist mir heute wichtig?“
Verfassung Chronos kombiniert innere Passivität mit äußerer Turbulenz: Der innerlich passive, unbewusste Mensch wird von der Zeit „gefressen“. Er fühlt sich ständig als Opfer.
Da er ständig „Aufgaben abarbeitet“ und vor seinem Leben davonläuft, hat er das Gefühl, die Zeit liefe ihm davon. Innerer Druck und äußere Anforderungen werden wird immer größer. Sie sind der innere Spiegel äußeren Verhaltens.
Wer – wie Kairos – die Gelegenheit beim Schopf packen will, braucht vor allem ein Ziel, innere Ruhe und viel Aufmerksamkeit auf die Beweggründe anderer.
Zielerreichung hat nicht vorrangig ein Zeitlimit: Die 30 Minuten vor dem Aufstehen dienen manchem als „Tagesstrukturierer“.
Kairos liegt mit geschlossenen Augen und darf in diesem Moment auf keinen Fall gestört werden.
Beliebtheit Chronos ist in Europa beliebt: Europäer dokumentieren ihre Vollbeschäftigung durch möglichst große äußere Hektik und schreien jeden an, der sie dabei „stört“. Kairos kennen wir eher aus Asien: Ein äußerlich völlig regungsloser, stiller, in sich versunkener Japaner darf auf keinen Fall angeredet werden, denn er ist gerade voll beschäftigt.
Aufgaben Effizienz:
Wenn Chronos im Keller zu wenig Platz hat für abgelegte Akten, mietet er einen weiteren Keller dazu. Er ist das Problem im Moment los.
Seine Mitarbeiter haben bei der Archiv-Arbeit das Gefühl, Zukunft und Tageslicht nie wieder zu sehen!
Effektivität:
Wenn Kairos im Keller zu wenig Platz hat für abgelegte Akten, scannt er alle Akten ein. Das kostet ihn im Moment Zeit, Energie und ein neues IT System.
Das Problem ist er allerdings sehr langfristig los. Den Keller nutzt er anschließend als Fitnessraum für seine Mitarbeiter.
Freie Zeit Hat Panik vor freier Zeit, die er sofort vertreibt. Er erledigt „schnell noch“ Dinge, die er als „liegen geblieben“ bezeichnet.
Er schlägt Zeit tot, um sich ja nicht mit sich selbst und seinen eigenen Werten und Prioritäten beschäftigen zu müssen.
Eine halbe Stunde intensives Gespräch hat mehr Wert als der fünf Stunden lang ergebnislos versabbelte „Meeting-Marathon“.
Drei Minuten „Leerlauf“ (Starren auf ein Bild oder auf einen See oder gar ins Leere) bewegt mehr als acht Stunden Rennerei.
Krankheiten Krankheiten sind „Störungen“ und bestätigen den Opferstatus.
Da Chronos seine Probleme nicht angeht, sondern hektisch deren Symptome kuriert, werden viele Krankheiten „chronisch“.
Störungen“ wiederholen sich – auch durch Krankheiten.
Krankheiten sind „Signale“ und bestätigen den „Täterstatus“.
Kairos achtet darauf, welches Signal seine Krankheit gibt.
Er ändert sofort seine Richtung, sein Verhalten, seine Prioritäten.
Auch Krankheiten sieht er als „Gelegenheiten“.
Symbol Der Blick zur Uhr Der Blick zum Kompass
Beispiel Mama Mama Chronos will mit ihren Kindern „möglichst viel Zeit verbringen“, hetzt von Babyspielkreis zur Krabbelgruppe und hält Störungen für normal („Man hat doch nie seine Ruhe“).
Während der Spielzeit mit dem Kind „erledigt“ sie viele andere Dinge – und ist stolz auf „multitasking„.
Mama Kairos will mit ihren Kindern „möglichst intensive Zeit verbringen“, macht sich Gedanken, wie sie möglichst viel Ruhe und Exklusivität während der gemeinsamen Zeit herstellen kann. Sie lässt Störungen gemeinsamer Zeit nicht zu. Andere Tätigkeiten und Personen warten, bis sie dran sind.
Beispiel Katze Chronos-Katzen jagen 30 Minuten lang die Maus, bis beide erschöpft sind. Kairos-Katzen warten 30 Minuten auf dem Moment und erlegen durch einen einzigen Tatzenhieb die Beute.
Beispiel Anwalt Chronos-Anwälte ackern zum 83. Mal in diesem Jahr bis spät in die Nacht und haben „wieder mal“ einen sehr späten Feierabend. Sie wachen morgens mit einer gewaltigen mentalen „to-do-Liste“ auf, die ihnen alles verdirbt: den Appetit auf Frühstück, die Lust an tiefer Ruhe und die Aufmerksamkeit auf Mandantenbedarf. Chronos-Anwälte möchten nicht loslassen. Sie delegieren selten und schlecht. Kairos-Anwälte suchen sich ihre Mandanten aus, ackern für sie im Einzelfall auch mal bis nachts und schaffen sich die Gelegenheit, noch bessere Mandanten für sich zu begeistern.
Wie viel Zeit vergeht, bis sie das geschafft haben, ist ihnen egal. Wenn sie es geschafft haben, gehen sie an einem Dienstagnachmittag mit den Kindern in den Zoo! Sie können gut loslassen und haben vieles delegiert.